Qué es la gestión de proyectos

La gestión de proyectos es una parte crucial de toda empresa.

Por lo general, el proceso involucra establecer las metas del proyecto, así como un periodo de tiempo establecido para lograrlas y el presupuesto destinado para el mismo.

Existe una base de conocimientos que se dedica a estudiar, analizar y proponer consejos para una mejor gestión de proyectos.

Un ejemplo que conoce cualquier gerente de proyecto es el PMBOK.  

En este sentido, una de las herramientas más populares para una buena planificación es MS Project.

No obstante, siempre es bueno considerar otros productos que nos ofrezcan mejores soluciones.

Así que si quieres conocer uno de los mejores programas similares a Microsoft Project lee este artículo. 

¿Cuál es la importancia de la gestión de proyectos?

La mayoría de las compañías tienen como objetivo el hacer que sus procesos se desarrollen de la mejor manera, para así prevenir que haya retrasos o problemas en el caso de que algo no salga como lo esperan. 

Además, el equipo que integra un determinado proyecto, debe de estar consciente de los objetivos y prioridades del mismo, para que puedan trabajar más efectivamente.

Considerando estos aspectos, se puede decir que una buena gestión de proyectos permite que la empresa trabaje mejor, ya que facilita la comprensión de las metas, tiempos de entrega y presupuesto.

Con una buena gestión, la empresa puede alinear cualquier proyecto a sus estrategias corporativas, lo cual garantiza el éxito.

Por otro lado, la gestión de proyectos es importante porque permite que el equipo diseñe un plan realista, donde se incluyan los riesgos potenciales y los objetivos que la empresa quiere lograr. 

Es bien sabido que un equipo que trabaja enfocado en una meta en conjunto, siguiendo un plan adecuado, tiene garantizado el conseguir los objetivos que se ha planteado.

Por este motivo es que la gestión de proyectos es tan importante, ya que permite que el equipo tenga más claro el norte al que desea llegar, y ya tiene trazado un plan para llegar allí de la manera más sencilla posible, sin desperdiciar tiempo ni recursos. 

De manera que toda empresa que quiera disminuir costos, optimizar sus procesos, mejorar su eficiencia y disminuir el riesgo asociado, necesita considerar la gestión de proyectos como parte fundamental de sus métodos de trabajo.

Beneficios de la gestión de proyectos

Considerando la importancia que tiene la gestión de proyectos en una corporación, es evidente que también le puede aportar una serie de beneficios. 

No obstante, es importante destacar que esto no está destinado exclusivamente para las grandes empresas, ya que las pequeñas empresas y startups pueden obtener mucho provecho de la gestión de proyectos.

Con procesos bien definidos, la empresa puede cumplir con los requerimientos del proyecto a la perfección.

Pero, también puede ayudar a la corporación a resolver esos problemas que puedan surgir en cada fase de desarrollo del proyecto, con total efectividad y rápidamente. 

Entre los mejores beneficios que aporta la gestión de proyectos están los siguientes:

Por lo que podemos ver, la gestión de proyectos es una herramienta muy útil para toda empresa.

Es fundamental que cada miembro del equipo esté enterado de las tareas que cada uno realiza, así como de las metas a lograr y el tiempo establecido para lograrlas. 

Las mejores técnicas de gestión de proyectos

Una vez que se conocen todos los beneficios que la gestión de proyectos le puede aportar a la empresa, es importante saber que hay varias técnicas utilizadas para mejorar los procesos.

Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT)

La técnica EDT, conocida también por sus siglas en inglés como WBS (Work Breakdwon Structure), se basa en descomponer el trabajo para que sea más sencillo de comprender lo que se va a realizar.

Cuando una corporación asume un nuevo proyecto, los miembros del equipo pueden sentirse abrumados por el resultado que hay que lograr.

No obstante, cuando se utiliza la técnica EDT, se puede visualizar mejor lo que se debe hacer.

Esto es porque las grandes tareas se dividen en tareas más pequeñas, por lo que visualmente, se puede descomponer el proyecto en las actividades que son necesarias y que garantizan el éxito del mismo. 

Con esta técnica, se puede crear un calendario con los tiempos establecidos para completar el proyecto. 

Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es una de las mejores técnicas de gestión de proyectos, porque se puede utilizar en casi cualquier escenario. 

Permite una mejor visualización de las tareas a realizar, las cuales ya tienen una fecha límite establecida.

De esta forma, puedes tener una mejor perspectiva de los tiempos, ya que en el diagrama ves la fecha de inicio y de finalización del proyecto, las tareas, qué miembro del equipo está trabajando en una tarea o actividad específica, y qué tanto tiempo le tomará terminarla. 

Además, también muestra la tarea o trabajo que se debe realizar en un día, por lo que el diagrama de Gantt es una excelente técnica tanto para pequeños como grandes proyectos.

Kanban

Con esta técnica, cada miembro del equipo puede visualizar el estado de una determinada tarea en cualquier momento.

Al aplicar la técnica Kanban se pueden utilizar elementos visuales que permitan al equipo tener una mejor visión de los flujos de trabajo y del progreso.

Permite reducir la probabilidad de que aparezcan cuellos de botella, y sirve para optimizar las tareas que se deben realizar. 

Metodologías de la gestión de proyectos

Las metodologías se refieren a los sistemas que se utilizan para gestionar un proyecto.

Existen una gran variedad de modelos, entre los cuáles los más populares son los siguientes:

Modelo de cascada

Esta metodología es muy sencilla de aplicar, ya que permite establecer el trabajo de manera escalonada, como una cascada, y por lo tanto el proceso se lleva a cabo de forma lineal y en orden secuencial. 

Es el modelo tradicional, ya que muchos equipos prefieren implementarlo por su sencillez.

Básicamente, antes de comenzar una nueva tarea o actividad, el equipo debe haber completado las tareas o actividades previas.

Si la empresa quiere aplicar esta metodología, necesita establecer todas las tareas desde el principio.

De manera que es una parte crucial, ya que si se comete algún error en esta fase, no es posible hacer modificaciones una vez que el proyecto ya se esté desarrollando.

No obstante, cuando el proyecto tiene metas claras y bien establecidas, esta metodología es la más apropiada porque proporciona consistencia. 

Modelo ágil

Esta metodología es una de las más comunes en cuanto a la gestión de proyectos.

Surge como una alternativa al enfoque tradicional de la metodología de cascada, ya que permite que se hagan revisiones durante el desarrollo del proyecto. 

Entre las características de esta metodología destacan que es rápida, efectiva, colaborativa, y está respaldada por datos.

Por lo tanto, está recomendada para casi todos los equipos, ya que es bastante universal y proporciona buenos resultados y flexibilidad.

Los criterios para escoger entre métodos ágiles y de cascada son bastante claros.

La cuestión es analizar el proyecto en que está trabajando.  

Metodología Scrum

La metodología Scrum es perfecta para aquellos equipos que no sobrepasen los 10 miembros.

Consiste en dividir el trabajo en periodos cortos llamados “sprints” que sirven para crear el ciclo del proyecto.

Estos “sprints” pueden durar entre 2-4 semanas y en este tiempo, cada miembro del equipo debe completar una tarea específica.

Es una metodología única, porque se tiene un “Scrum Master” que es un gerente de proyectos encargado de dirigir las reuniones diarias, los sprints, los análisis, entre otros.

Con estas reuniones se busca que todos los participantes conecten mejor y garantizar que todas las tareas sean realizadas a tiempo.

Este tipo de metodología es más apropiada para el desarrollo de productos complejos y para acelerar etapas de desarrollo de un producto.

Pero en general ofrece un montón de beneficios para todo tipo de proyecto adecuado. 

Metodología Lean

Por último, la metodología Lean se basa en optimizar los procesos para cumplir con los requerimientos del proyecto.

Para lograrlo, se hace necesario eliminar todo aquello que es un desperdicio en el proceso de trabajo.

Por lo tanto, se debe determinar aquellas prácticas que consumen recursos pero que no están añadiendo ningún valor, así como evitar la sobreproducción y la sobrecarga de los procesos.

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