Cómo sacar el máximo provecho a una reunión

reunión

Las reuniones están a la orden del día en la dinámica de una empresa. No son sólo útiles si no que además resultan necesarias.

El problema aparece cuando a esta utilidad deja de prevalecer: una mala gestión de una reunión se traduce en una pérdida de tiempo; lo que en principio se entiende como inversión puede acabar resultando un coste.

Por eso se recomienda planificar las reuniones con cabeza. Desde quiénes deben asistir a cuánto tiempo tiene que durar, delimitar los objetivos que se quieren conseguir a través de una reunión concreta o dejar zanjados los temas a tratar.

Sacar el máximo provecho de las reuniones

En cuántas ocasiones en una reunión de negocios hay más gente de la realmente necesaria o se alarga el debate horas y horas por no tener delimitados los objetivos.

A la hora de gestionar una reunión pues, se deben tener en cuenta las siguientes cuestiones:

Los asistentes

A las reuniones siempre debe convocarse a la gente justa e involucrada directamente en el tema a tratar.

No todos los trabajadores que deban enterarse del resultado de la reunión deben necesariamente acudir, ya que podrán hacerlo leyendo el resumen posterior con las conclusiones.

Cuanta más gente acuda, más se extenderá la reunión en el tiempo.

El tiempo

Marcar plazos a los temas ayuda para que las reuniones no se vuelvan interminables.

Conviene también que los asistentes lleven los temas preparados y que exista un orden del día al que ceñirse de tal manera que se pueda controlar en la medida de lo posible la duración de cada punto a tratar y de las intervenciones de los propios asistentes.

Los resultados

Si después de una reunión no se tienen claras las conclusiones de la misma, la reunión ha sido un fracaso y una completa pérdida de tiempo.

Tras una reunión “debe quedar bien claro QUIÉN debe hacer QUÉ y CUÁNDO debe estar el tema resuelto”.

Teniendo en cuenta estos tres factores a la hora de convocar una reunión se reduce considerablemente el tiempo de éstas: los convocados tienen claro de qué van a hablar y con qué objeto con lo que se reduce el riesgo de que se desvíe el objetivo de la misma.

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